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Oficina de Proyectos la clave de la gestion de toda organizacion
Por: Comunicaciones Innova4J Junio 08, 2017 En: Noticias y Eventos Comentarios: 0

Por un tiempo, los proyectos eran administrados de forma ad hoc, o sea, para cada proyecto era designado un director que tuviera experiencia técnica previa en aquel determinado asunto. Sin embargo, los índices de fallos en proyectos llevaron a cambios progresivos en la forma de dirigirlos. Es por esto que surge la gestión moderna de proyectos que se ocupa de métodos y técnicas que sean aplicables a proyectos de diferente complejidad, aunque con un enfoque fuertemente de gestión y no meramente técnico.

Se ha preguntado alguna vez por qué los proyectos de su empresa no llegan a buen puerto, por qué el tiempo y el presupuesto siempre hacen falta para culminar su desarrollo. En el cambiante mundo de los negocios la gestión de proyectos se ha convertido en una competencia básica para todas la organizaciones. Empresas que alguna vez consideraron la gerencia de éstos como un gasto injustificado, en la actualidad lo consideran necesario y pertinente para asegurar su sostenimiento en el tiempo.

Al tener las organizaciones varios proyectos, aparece la necesidad de crear una estructura organizacional y funcional para agruparlos y darles la prioridad que el negocio requiere, razón por la cual surge la oficina de gestión de proyectos o PMO por sus siglas en inglés.

Las instituciones militares de los Estados Unidos a fines de la Segunda Guerra Mundial fueron las primeras en implementarlas. Posteriormente, durante las décadas de los setenta y ochenta, las empresas de construcción incorporaron dicho concepto de una manera muy activa, creando una oficina para proyectos grandes pero aislados. Algunas empresas adoptaron la PO para estandarizar y fijar procedimientos y procesos similares en sus proyectos. Finalmente, a inicios de los noventa, empresas relacionadas con tecnologías de información (TI) y otras industrias, comenzaron a reestructurar progresivamente sus organizaciones de proyectos incorporando la PMO.

La PMO es entendida como una unidad o departamento de la organización que se encarga de centralizar y supervisar la dirección de proyectos o programas vinculados con los objetivos de negocio. También puede ser definida como una competencia compartida diseñada para integrar la administración de proyectos dentro de la empresa, la cual dándole la gobernabilidad apropiada, puede mejorar la comuni­cación, establecer un estándar para la administración de proyectos y ayudar a reducir efectos nocivos a causa del fracaso de proyectos de desarrollo en la productividad y efectividad empresarial. También le puede interesar: Convierta su empresa en una organización ágil

Cuando las empresas empiezan a tener problemas en la gestión de proyectos se impone la necesidad de reestructurar su organización. Estos serían algunos de los síntomas para requerir la instalación de una Oficina de PMO:

  • Los proyectos no están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
  • Siempre se debe incrementar el personal o el presupuesto para conseguir culminarlos.
  • Se inician demasiados proyectos y se finalizan muy pocos.
  • Demasiados problemas se convierten en crisis, algunas irrecuperables.
  • Los equipos de TI no tienen claro la priorización de qué desarrollar primero.

El proceso de adaptar una PMO es bastante particular a cada organización. Para este procesos existe lo que se conoce como niveles de madurez, los cuales consisten en analizar e identificar la ruta que una organización debe seguir para alcanzar la estabilidad y excelencia en administración de proyectos a través de diferentes niveles.    


Una PMO puede implementarse en cualquiera de los tres niveles existentes, así como también es posible que dichos niveles de manera paralela, pero aislada, se implementen en una organización. Estos niveles de madurez se describen así:

Nivel 1: La oficina controla un solo proyecto dado que no cuenta con la estructura idónea para manejar múltiples encargos. Generalmente, este pro­yecto es largo y con cierto grado de complejidad para su implementación. Se compone de una o dos perso­nas que poseen ciertas habilidades para administrar herramientas de gestión.

Nivel 2: Se conoce también como unidad de negocio, puede dar soporte a proyectos individuales, pero su principal reto es integrar múltiples planes de variados tamaños dentro de una división o depar­tamento, para iniciativas de corto o mediano plazo que requieren docenas de recursos y una compleja inte­gración de tecnologías. A este nivel una organización puede, por primera vez, integrar recursos de manera efectiva porque es a nivel de la organización que el con­trol de recursos empieza a jugar un papel más valioso y a compensar el sistema de dirección de proyectos.

Nivel 3: Se considera la oficina de PMO estratégica que aplica procesos, administra recursos, prioriza y aplica pensamiento sistémico de manera transversal en toda la organización. A nivel corporativo, la oficina de proyectos se convierte en un repositorio para los estándares, procesos y metodologías que mejoran el desempeño individual de los proyectos en todas las divisiones. Sirve para romper el conflicto de la competencia por recursos y para identificar áreas donde pueden existir recursos comunes que pueden ser usados a través de la empresa.

Además de identificar la ruta que la organización debe seguir, el objetivo de una PMO debería estar sostenido por la misión, visión, valores de la organización e iniciativas estratégicas a través de la implementación efectiva de los proyectos. En este sentido una PMO efectiva puede proveer los siguientes servicios:

  • Inspección del proceso  y su metodología
  • Entrenamiento
  • Soporte administrativo
  • Programación de proyectos
  • Manejo de los recursos
  • Visibilidad 
  • Coordinación 
  • Documentación 
  • Evaluación asistida del retorno de la inversión

La PMO también puede proveer:

  • Coaching, guía y entrenamiento.
  • Ayuda en la creación de una visión efectiva de los informes
  • Asistencia en la creación de un plan de trabajo
  • Ayuda a la coordinación de los recursos 
  • Ayuda con un listado para la adquisición de recursos
  • Control sobre algunos costes 
  • Alentar en el seguimiento de los proyectos con alto ROI.

Con la implementación de la Oficina de PMO lograremos una dirección de proyectos eficaz con un plan extenso y coordinado. Obteniendo como resultado, un flujo de trabajo y una coordinación del proyecto horizontalmente, no como en la dirección tradicional, vertical, en la que los trabajadores están organizados de arriba hacia abajo por cadenas de mando. Como resultado de ésto, los trabajadores no tienen prácticamente oportunidades de labores en otras áreas funcionales de la empresa. En la dirección horizontal, el trabajo está organizado por varios grupos funcionales que trabajan los unos con los otros, mejorando la coordinación y comunicación entre empleados y trabajadores.

Con una PMO más moderna se podrán ver resultados importantes, como el cambio del rol de la oficina y el jefe de la misma, que en vez de ser simples controladores y administradores de desarrollo de proyectos, se verán forzados a actuar más como asesores. Este resultado variará según cada organización.

Muchas empresas han logrado, a través del uso de nuestros servicios de Consultoría, convertir sus oficinas de proyectos en unidades ágiles y de alto rendimiento. Gracias a un modelo claro de gestión de prioridades y una visión real del estado de los trabajos a partir de indicadores, nuestra orientación no solo les ha facilitado establecer prioridades a partir de una gestión eficaz de los recursos, sino que también les ha permitido incrementar la cantidad de proyectos atendidos.

Si el tema le interesa y quiere evaluar cómo afectaría a su propia empresa, solo debe contactarnos y con gusto le ayudaremos a profundizar en sus prioridades.

 

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